在体系认证过程中，过程管理运行记录的撰写是确保认证体系有效运行和持续改进的关键环节。以下是一份详细的撰写指南，帮助企业行政/合规负责人了解如何规范撰写体系认证过程管理运行记录。
一、明确记录目的
明确过程管理运行记录的目的。这些记录旨在提供体系运行过程中的真实、完整、连续的信息，为内部审核、管理评审和外部审核提供依据。
二、遵循标准要求
在撰写过程中，应严格遵循相关认证标准的要求，如ISO 9001、ISO 14001等。确保记录的内容与标准条款相对应，符合认证机构的要求。
三、记录内容要求
1. 记录标题：应清晰、准确地反映记录内容，如“2023年第1季度质量管理体系运行记录”。
2. 记录日期：记录的起始和结束日期，确保记录的时间范围与实际运行时间一致。
3. 记录人员：负责记录的人员姓名及职位。
4. 记录事项：详细记录体系运行过程中的各项活动，包括但不限于：
- 管理评审会议纪要
- 内部审核计划及实施记录
- 纠正和预防措施的实施情况
- 体系文件和记录的修订情况
- 内部沟通和培训记录
- 客户反馈和投诉处理情况
5. 相关文件和资料：记录过程中涉及的相关文件和资料清单。
四、记录格式要求
1. 使用规范的表格格式，便于查阅和归档。
2. 文字表述应简洁、准确，避免使用模糊不清的词汇。
3. 数字、日期等应使用阿拉伯数字表示。
五、记录审核与批准
1. 记录完成后，应由负责人员审核，确保记录的完整性和准确性。
2. 审核通过后，由负责人批准签字。
六、记录归档与保管
1. 按照企业档案管理规定，将过程管理运行记录归档。
2. 保管过程中，确保记录的完整性和保密性。
